GPD Business Center es una cadena de centros de negocio que se proyecta como líder en Querétaro en la renta de espacios de oficinas, salas de juntas, espacios de co-work All-Inclusive.
Creando soluciones de TI.
Satisfacción de clientes.
En el continente americano.
Tiempo de respuesta promedio.
El Reto.
GPD Business Center, un centro de negocios dedicado a la renta de oficinas físicas y virtuales en Querétaro, operaba con procesos manuales que resultaban en alto riesgo de errores y pérdida de información. Preparar estados de cuenta o información sobre servicios para clientes era lento y tardado, ya que debían revisar orden por orden lo solicitado previamente. Esto generaba una experiencia negativa para clientes.
Los procesos clave identificados para optimizar fueron: facturación, gestión de información de clientes/membresías y administración de espacios como oficinas y salas de juntas.
Intentaron previamente un software que no se adecuó a sus necesidades y solo servía como gestor de archivos. Requerían automatizar estos procesos críticos para mejorar la experiencia de clientes y agilizar operaciones.
La solución.
Se desarrolló un ERP personalizado con módulos para automatizar los procesos críticos de GPD Business Center: CRM, clientes, administración de espacios físicos y facturación. La aplicación web basada en PHP, MySQL, jQuery y Bootstrap es accesible desde cualquier lugar con controles de usuario.
Entre los módulos, destaca facturación siguiendo especificaciones del SAT para concentrar operaciones por cliente, emitir facturas integrando un servicio de API y posteriormente enviarlas por correo electrónico. También se automatizó la administración de los espacios físicos como salas de juntas, áreas comunes y oficinas en todos los centros.
Se capacitó al personal de cada centro en el uso del ERP con sesiones personalizadas, manuales y documentación realizada. El equipo de desarrollo proveé soporte técnico continuo para asegurar el éxito del proyecto.
Los resultados.
- Reducción del tiempo de atención a clientes con información actualizada en tiempo real.
- Disminución del error humano al automatizar procesos de cargos y facturación.
- Crecimiento y estandarización del servicio en todos los centros de negocios aperturados.
- Predicción de ingresos con el monitoreo de pagos, cuentas por cobrar y pagar.
- Disponibilidad de la información en cualquier momento a través de la infraestructura en nube.
